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Voici comment sécuriser vos documents Google.

Google Docs est l’une des rares applications en ligne dont je suis profondément dépendant pour mon travail quotidien. Comme des millions d'autres personnes, je l'utilise pour écrire, éditer, collaborer et archiver mes documents.

Que Google Docs soit un rédacteur professionnel, un gestionnaire de compte, un chercheur universitaire ou tout simplement une personne aléatoire qui dresse l'inventaire de vos pensées ne fait aucun doute.

Mais comme toute autre technologie utile, Google Docs peut entraîner des problèmes de sécurité et de confidentialité indésirables. La commodité de Google Documents amène souvent les utilisateurs à laisser leur garde et à ignorer les problèmes de sécurité. Si vous utilisez Google Docs pour stocker des secrets d’entreprise, le prochain best-seller ou un futur document de recherche primé, voici quelques astuces qui garantiront la sécurité de vos documents.

Quelques notes sur la sécurité de Google Docs

Avant d'explorer nos astuces de sécurité Google Documents, quelques éclaircissements sont nécessaires. Dans cet article, nous discuterons des moyens de protéger vos documents Google contre les accès non autorisés.

Nous n'allons pas discuter de Google numériser vos documents et exploiter vos données pour former ses algorithmes d'intelligence artificielle ou pour diffuser des annonces personnalisées. Je suppose que vous savez déjà que lorsque vous ne payez pas, vous êtes le produit.

Ce n’est pas non plus un diabolisme à propos de Google partageant vos données avec des agences gouvernementales. Cela aussi concerne un article séparé sur les droits numériques et la réglementation de la vie privée.

Enfin, je ne parlerai pas des incidents de sécurité et des violations de données dans les centres de données de Google. Ce sont des préoccupations sincères, mais selon mon expérience, Google applique certaines des pratiques de sécurité les plus strictes. La plupart des incidents de sécurité concernant Google Docs sont dus à la négligence de l'utilisateur et à une utilisation abusive des fonctionnalités de sécurité propres à Google.

Si vous voulez échapper à la surveillance et au snooping des entreprises ou du gouvernement, lisez notre post sur le cryptage de toute votre vie. Si vous souhaitez sécuriser vos documents Google, lisez la suite.

Remarque: toutes les astuces de cet article s'appliquent également à Google Sheets et aux diapositives.

N'utilisez pas le partage de lien Google Docs sauf si vous devez absolument

L'une des principales fonctionnalités de Google Documents est de les partager avec des collègues et de collaborer sur ces documents. Google prend en charge deux modes de partage: le partage de liens et le partage individuel.

Le partage individuel nécessite que vous donniez explicitement l'accès à chaque utilisateur qui devrait avoir accès au document. Lorsque vous activez le partage de lien, toute personne disposant du lien vers votre Google Doc pourra y accéder.

Comme nous l’avons déjà vu dans ces pages, Le partage de liens Google Docs est un désastre pour la confidentialité. Même si vous veillez à ne partager le lien vers le document qu'avec les personnes concernées, les personnes non invitées peuvent accéder de différentes manières à votre Google Doc. Par exemple, lorsque vous cliquez sur un lien dans le texte de Google Doc, le système d’analyse du site Web vers lequel vous êtes redirigé enregistrera l’URL de votre document. Le propriétaire pourra alors ouvrir votre Google Doc.

La mauvaise utilisation du partage de liens de Google Documents est un exemple parfait de «sécurité par l'obscurité» qui a mal tourné.

Dans de nombreux cas, les utilisateurs activent le partage de liens car les personnes avec lesquelles ils souhaitent travailler n'ont pas de compte Google. En mode de partage explicite, Google Documents requiert que chaque utilisateur souhaitant accéder à un document ait un compte Google.

Partage de liens Google Documents activé