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Les réunions sont une perte de temps totale. Voici comment les rendre utiles

"Si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle la race humaine n’a pas atteint, et ne réalisera jamais, tout son potentiel, ce mot serait" réunions "", affirme l’auteur américain Dave Barry. Et il a en quelque sorte marqué un point. Qu'on le veuille ou non, les réunions sont une partie essentielle – parfois inutile – de notre vie. Mais les réunions pourraient être tellement mieux. Suivez ce conseil simple et peut-être que l'homme pourrait enfin atteindre son plein potentiel. Oh, attendez, devrions-nous avoir une réunion à ce sujet?

Tout d’abord: n’allez pas à l’aveugle. Chaque réunion doit avoir un but – et tout le monde doit savoir exactement ce que c'est. «Cela semble simple, mais c’est vraiment très puissant», a déclaré Hayden Wood, cofondateur et PDG de la start-up énergétique Bulb. Il n'a jamais de réunion sans agenda. "Nous en mettons souvent un dans l'invitation à l'événement, mais si cela n'a pas été fait, nous convenons d'un ordre du jour au début de la réunion."

Amy Cowpe, directrice de la société de développement de logiciels de gestion des ressources humaines CharlieHR, explique que son équipe utilise les cinq premières minutes de chaque réunion de direction pour exprimer son inquiétude: les problèmes qui se posent le plus à l’ordre du jour. "Cela garantit que vous parlez de ce qui est le plus crucial pour la mission", dit-elle.

Une fois que vous savez sur quoi vous vous concentrez, mettez-le en action. "Je demande:" Qu'est-ce qui nous empêche de faire cela aujourd'hui? "Et la réponse est souvent" rien ", dit Wood. C’est ainsi que vous utilisez les réunions pour faire avancer les choses.

Bulb a récemment mis en place une nouvelle structure d’incitation. «Il a été conçu le premier jour, communiqué le deuxième jour et mis en place le troisième jour», déclare Wood. Ce n’est pas typique. L’un des collègues de Wood travaillait dans l’une des quatre grandes entreprises de technologie: «Ils ont passé trois mois à essayer de mettre en place une nouvelle structure d’incitatifs pour l’une de leurs équipes», explique Wood. Focalisez vos réunions sur l'action, dit-il, et vous pourrez faire avancer les choses.

Plutôt que de prendre des décisions géantes d'un seul coup, Bulb rationalise le processus en les séparant «afin qu'elles deviennent plus petites et plus faciles à gérer», déclare Wood. C’est aussi une façon de travailler qui fonctionne dans les grandes entreprises. «C’est quelque chose sur lequel nous nous poussons continuellement, pouvons-nous être plus rapides?», A déclaré Emily Maxey, vice-présidente du marketing mondial chez adidas. «Pouvons-nous alléger les processus décisionnels pour nous assurer que nous avançons au rythme attendu par les consommateurs?»

Vous aurez plus de chances d’obtenir ces résultats rapides si vous entendez tout le monde dans la salle. «L’une des choses que nous avons constatées rend les réunions improductives, c’est quand elles ne sont pas optimisées pour les penseurs rapides et les penseurs lents», explique Cowpe, expliquant qu’à CharlieHR, la moitié de l’équipe dirigeante est un penseur rapide. «Ils trouvent qu'il est très facile de partager des idées en un instant», dit-elle. Mais cela laisse l’autre moitié de l’équipe, qui est introvertie, des penseurs plus lents, sans grande chance de contribuer.

«Lors de nos réunions de leadership, ces voix plus fortes ont été entendues davantage», dit Cowpe. «Cela signifiait que nous ne prenions pas toujours les meilleures décisions.» Avoir une gamme de perspectives et d’idées sur un sujet particulier est crucial pour le succès », déclare Maxey.

Pour s'attaquer à ce problème, l'équipe de CharlieHR envoie une pré-lecture avec l'invitation, en particulier si la réunion doit couvrir un sujet épineux. Cela donne aux collègues plus calmes une chance de préparer la discussion. «Nous faisons également un partage obligatoire», explique Cowpe. Des questions spécifiques sont envoyées à l'avance et tout le monde donne sa réponse lors de la réunion. Cela s’est avéré bien plus efficace pour obtenir l’intrusion d’introvertis que de simplement demander si quelqu'un «a des idées».

Il est important de se rappeler que, si la productivité est importante, il reste encore des personnes dans la salle. «C’est bien d’humaniser les gens. Donc, au début de chaque réunion, il fait un enregistrement », explique Wood. «Nous faisons le tour de la salle et tout le monde répond à trois questions: que ressentez-vous? Est-ce que quelque chose va vous distraire aujourd'hui? Et quelque chose de léger et d'amusant qui change chacun. »Cela peut sembler simple, mais Wood dit que cela a un impact positif. "C’est vraiment puissant parce que cela nous aide à comprendre l’ambiance que nous apportons à la réunion."

Tous les participants devraient avoir un rôle spécifique. «Les pires réunions se produisent lorsque les personnes présentes dans la salle ne savent pas quel rôle elles jouent», déclare Cowpe. Elle utilise un cadre spécifique appelé RACI: responsable, responsable, consulté et informé. Seules deux ou trois personnes tomberont sous les rubriques responsable et comptable; ce sont eux qui prennent la décision. Les C ne sont que dans la salle pour donner leur avis, «et cette clarté rend les réunions plus productives», dit-elle.

L'attribution de ces rôles facilite également la réduction du nombre d'invités que vous invitez réellement à la réunion. Jeff Bezos, le patron d'Amazon, a une règle plus simple: si vous ne pouvez pas nourrir toute la réunion avec deux pizzas, il y a trop de monde dans la salle.

Lorsque vous êtes en réunion, écoutez vraiment. C’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire parce que «l’instinct naturel de tout le monde est« d’écouter pour réagir », explique Cowpe. "Les gens sont tellement désespérés d'exprimer leur point de vue qu'ils écoutent de manière égoïste parce qu'ils veulent dire quelque chose de précieux."

Cowpe et ses collègues étiquettent différents comportements verbaux avec des couleurs. Le rouge est mauvais: «interrompre, c'est totalement non-non», dit-elle. Le vert est bon: faire participer quelqu'un à la conversation ou poser une question. La communication neutre, comme être en désaccord avec quelqu'un ou proposer ses propres idées, s'appelle Bleu.

Le système est basé sur le travail du psychologue Neil Rackham, et tout le monde à CharlieHR le comprend. Les réunions sont entrecoupées de commentaires du type: «Great Green Comms, Alice» ou «Oooh, c'étaient des comms rouges, Gary». «C’est un peu moqueur», dit Cowpe, afin que personne ne soit humilié et que les comportements positifs ne s’enracinent. «Maintenant, nos réunions ont un rythme beaucoup plus lent», dit-elle. "Cela ne prend pas plus de temps, le rythme de la réunion est juste plus lent, et nous prenons de meilleures décisions."

Vraiment, la plus grosse erreur est de faire des réunions votre défaut. «Essayez d'éviter cette culture de la mort par réunion», dit Wood. Prenez une seconde pour déterminer si un courrier électronique suffirait. «Souvent, lorsque vous réfléchissez au résultat souhaité, il est clair qu’une réunion n’est pas la meilleure façon de l’atteindre», déclare Cowpe. Le meilleur moyen d'éviter des réunions improductives? Ne les avez pas du tout.

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